Pressearbeit gehört zu einem der wichtigsten Instrumente in der Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens. Es geht darum, Informationen aus dem Unternehmen für die Presse und Medien aufzubereiten und gezielt Botschaften herzustellen und zu vermitteln. Professionelle Agenturen wissen die entsprechenden Kanäle zu nutzen und Informationen so zu platzieren, dass über ihre Kunden berichtet wird.

Dabei geht es darum, die Informationen so zu verbreiten, dass sie in der Öffentlichkeit positiv wahrgenommen werden und das Unternehmen des Kunden in den richtigen Blickpunkt gerät. Dazu gibt es bei der professionellen Pressearbeit zwei Adressaten zur Verbreitung entsprechender Informationen. Dies wäre einmal die Öffentlichkeit selbst, etwa durch gezielte Beiträge in den Medien und direkte Berichterstattung. Die zweite interessante Zielgruppe für Pressearbeit ist der Journalisten- und Redakteurspool, der gezielt immer wieder mit Informationen versorgt wird und selbst entscheidet was, wann und wo geschrieben und publiziert wird. Diese sogenannte Pressedienstleistung wird von Kritikern manchmal als Schleichwerbung bezeichnet, doch ist eine professionelle Mittlerfunktion zwischen Kunde, Agentur und Öffentlichkeit, und durchaus förderlich für alle Beteiligten.

Ein Aspekt, der für Presseagenturen immer wichtiger wird - ebenso wie für die übrigen Sparten aus dem Dienstleistungssektor - ist das CRM System, also das Customer Relationship Management System. Hier geht es darum, gezielt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden optimiert zu arbeiten und die Kundenbeziehung systematisch zu verwalten. Egal ob das CRM System bereits bei der Kundengewinnung mittels Direktmarketing eine Rolle spielt oder später zur Kundenbindung angewandt wird, dieses Beziehungsmanagement ist aus dem Leben einer Presseagentur nicht mehr wegzudenken.

Mittels einer speziellen Computerdatei werden sämtliche relevanten Daten des Kunden gespeichert und immer wieder aktualisiert, um später darauf zurückgreifen zu können und zu gewährleisten, dass der Kunde genügend Aufmerksamkeit erhält. Gerade Presseagenturen im Internet sind darauf angewiesen, immer wieder mit Informationen versorgt zu werden. Dies gelingt nie besser als mit einer funktionierenden Kundenbeziehung, die durch spezielle Datensysteme unterstützt wird.